В проектном менеджменте.
Что это такое?
Диаграмма Ганта предназначена для иллюстрации разных этапов работы в сфере малого и среднего бизнеса. Визуально представляет собой простой набор полосок, состоящих из двух главных осей: дел и времени. Каждому временному промежутку приписывается определённая задача, которая должна быть выполнена.
На диаграмме, помимо основных блоков, может присутствовать специальный дополнительный столбец, показывающий процент выполнения работы. Особые отметки - вехи - применяются для выделения двух и нескольких задач и демонстрации последовательности их выполнения.
График Ганта является своеобразным стандартом в области управления проектами, ведь именно с его помощью появляется возможность показать структуру выполнения всех этапов проекта наглядно.
Для чего нужна диаграмма Ганта?
С учётом того, что большая часть людей является визуалами, диаграмма даёт возможность решить одну из основных задач и показать персоналу, над чем следует работать, какие ресурсы применять в процессе и с какой скоростью выполнять те или иные задачи. Вся информация подаётся в сжатом виде, без использования запутанных таблиц и огромного количества текста. При этом суть ясна и понятна всем, без исключения, участникам проекта.
Использование диаграммы значительно упрощает небольших масштабов и даёт возможность всегда держать деятельность сотрудников под контролем.
История появления первого графика
Первый формат диаграммы был разработан и протестирован Генри Л. Гантом в начале ХХ века. Учёного наняли для управления строительством кораблей для использования в Первой мировой войне. Специальный график позволил ему координировать работу нескольких инженеров, контролируя выполнение задач в заданные сроки. Начал Гант непосредственно с перечисления всех требуемых задач и их планирования в соответствии с имеющимися в наличии ресурсами.
Важным этапом стала демонстрация зависимости одних заданий от других. Кроме того, Гант выделил для каждого человека период времени, в течение которого тот должен был завершить определённый вид деятельности, указал, кто и какую задачу будет выполнять с учётом времени, отведённого на выполнение проекта.
Построение диаграммы Ганта происходит с использованием вертикальной оси, представляющей разные задачи, а также горизонтальной, представляющей время.
Диаграмма Ганта в современном мире
Данный не теряет актуальности и в наши дни, ведь он позволяет обеспечить графическое отображение производственного плана, упрощает контроль за прогрессом в выполнении поставленных задач. График Ганта стал настолько мощным аналитическим инструментом, что практически на протяжении 100 лет не претерпевал никаких изменений. Лишь в 90-х годах прошлого века с целью более подробного описания взаимосвязей в него были внедрены линии связи между различными задачами:
- «финиш-старт» - действие В не может начаться до завершения действия А;
- «старт-финиш» - действие В не может начаться до тех пор, пока не начнётся действие А;
- «старт-старт» - действие В начнётся не раньше, чем действие А;
- «финиш-финиш» - действие В должно закончиться не раньше, чем закончится действие А.
Есть факты, что диаграмма Ганта применялась при возведении таких гигантских инженерных сооружений, как (Лас-Вегас, 1939 г.) и система Эйзенхауэр-шоссе (объединяет большинство крупных городов США).
Инструкция: как построить график Ганта за 5 шагов?
Шаг 1. Сбор данных
Для того чтобы построить график, нам понадобятся следующие данные:
- координаты всех наборов данных (откуда должен начинаться каждый из столбиков);
- название каждого этапа;
- продолжительность каждого этапа.
Для удобства вписываем их сразу в соответствующие поля таблицы. После того как мы ввели всю требуемую информацию, можно переходить к созданию самой диаграммы.
Важно: проследите за тем, чтобы все форматы данных были указаны правильно: в частности, это касается дат.
Шаг 2. Формирование макета
Итак, нам известна цель планирования и ключевые данные, на основе которых мы будем строить график. Теперь в окне табличного процессора нам нужно перейти в раздел «Вставка -> Диаграмма», а затем нажать на пункт «Линейчатая». Нам нужна не обычная, а с накоплением, так как только в ней предусмотрен второй ряд данных, который в нашем случае будет основным.
Шаг 3. Стираем всё лишнее
Для того чтобы сделать это, в программе предусмотрены специальные инструменты. На появившейся на экране диаграмме вам нужно навести на синюю полоску, кликнуть по ней правой кнопкой и выбрать в появившемся меню «Формат ряда данных». Высветится окошко, в котором нам нужно перейти к пункту «Заливка» и выбрать пункт «Нет заливки». После этого диаграмма будет выглядеть следующим образом:
Шаг 4. Завершающие штрихи
Так как по умолчанию все данные в нашем графике расположены в порядке снизу вверх, нам придётся несколько видоизменить его. Для этого мы кликаем правой кнопкой мышки по оси категорий (той, возле которой у нас расположен список заданий), переходим к окну «Формат оси». Сразу же открывается нужная нам вкладка - «Параметры оси». Поставьте галочку напротив пункта «Обратный порядок категорий». По сути, диаграмма Ганта уже готова, остаётся лишь пара полезных мелочей.
Шаг 5. Форматирование
Итак, продолжаем работу над графиком. Как видите, выглядит она пока что неказисто, и сейчас мы исправим это средствами самого табличного процессора:
- Растягиваем диаграмму до нужного размера с помощью стрелочки в правом верхнем углу.
- Выделяем все даты в табличке, кликаем по области выделения правой кнопкой мыши и переходим в «Формат ячеек-> Число». В этом разделе представлены основные числовые форматы, с которыми мы работаем. Чтобы надписи не налезали друг на друга, советуем выбрать более краткий вариант записи. Затем опять-таки правой кнопкой нажимаем на ось с датами на диаграмме, выбираем «Формат оси -> Число» и ставим галочку возле пункта «Связь с источником».
- Выделяем легенду (обозначения «Дата» и «Продолжительность» справа) и нажимаем кнопку Delete на клавиатуре.
- Открываем «Формат оси -> Параметры» и устанавливаем минимальные и максимальное значения (мы поставили 15 декабря, так как это понедельник, и 3 января). Здесь же мы можем выставить цену основных делений (это удобно в тех случаях, если, к примеру, работа над проектом будет длиться несколько недель или месяцев). В нашем случае удобнее оставить значение по умолчанию (2.0).
Ещё немного экспериментов с форматированием - и вот какая красота у нас получается в итоге. Перед вами - готовая диаграмма Ганта. Пример, который мы привели, безусловно, очень прост - однако этого достаточно для того, чтобы вникнуть в суть такого метода планирования и наглядной демонстрации процесса выполнения тех или иных задач.
Другие программы для создания графика
Разумеется, существует множество других, более совершенных программ, облегчающих управление проектами. Диаграмма Ганта любой сложности может быть легко построена с помощью таких приложений, как:
- SchedRoll;
- Gantt Designer;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project и многих других.
Кроме того, существует целый ряд онлайн-сервисов, которые предоставляют своим пользователям возможность не только планировать свои дела, но и получать регулярные отчёты, уведомления о текущем статусе задач по электронной почте. Впрочем, нельзя отрицать и тот факт, что конфиденциальность данных, хранящихся в сети, находится под угрозой, да и стационарное ПО, устанавливающееся прямо на компьютер пользователя, как правило, обладает намного более широким функционалом и надёжнее в работе.
Преимущества и недостатки метода
Напоследок стоит детально рассмотреть основные достоинства и недостатки описанного метода планирования и управления.
Главным преимуществом, бесспорно, является графическая подача материала. Как правило, бизнесменам удобно работать с графиками Ганта - им нравится возможность чётко выделить и обозначить этапы работы над проектом. За счёт представления заданий в виде различных цветных полос все члены команды могут буквально с первого взгляда определить свои задачи.
Следует также отметить то, что диаграммы Ганта являются отличным презентационным инструментом, который способен продемонстрировать ключевые приоритеты проекта. То есть, как только руководящие лица выделяют и распределяют каждый из имеющихся в наличии ресурсов, команда моментально узнаёт об этом и следует дальнейшим указаниям. Данное свойство графика Ганта крайне полезно для руководителей высшего звена - используя его, можно намного проще подготовить подробный, ёмкий отчёт о состоянии выполнения различных проектов.
Тем не менее, как и у любого другого метода планирования, у диаграммы Ганта есть свои недостатки. Один из них - это зависимость задач. Довольно часто в процессе у руководителей возникает необходимость показать, какие из указанных заданий связаны друг с другом. Но, к сожалению, сам формат диаграммы не позволяет сделать этого. Для того чтобы обойти это ограничение, менеджеры прибегают к различным хитростям: например, добавляют в график специальные вертикальные линии, которые демонстрируют ключевые зависимости. Однако это лишь временное решение, не способное передать информацию в полном объёме.
Ещё одним минусом графиков Ганта можно назвать их негибкость. В наши дни проекты не являются статичными - в них постоянно происходят какие-то изменения, сдвиги, учесть которые в диаграмме просто невозможно. Прежде чем приступать к построению графика, руководителям приходится просчитывать всё до мелочей, ведь при малейшем изменении оценки нужно перерисовывать «с нуля» всю диаграмму. И это не говоря уже о том, что возможность проиллюстрировать несколько разных способов планирования за один раз также отсутствует.
Вне зависимости от того, зачем вам нужна диаграмма Ганта, программа (даже самая «продвинутая») не сможет отобразить значимость и ресурсоёмкость тех или иных работ, их сущность. А потому для особо масштабных проектов она используется крайне редко.
Тем не менее невозможно отрицать то, что в практике управления проектами данный метод чрезвычайно распространён - за более чем вековую историю его использования люди имели возможность убедиться в его работоспособности и высокой эффективности.
Саму по себе диаграмму Ганта удобно строить именно в ПланФиксе, потому что тут есть все нужные виды связей между задачами, а значит при перемещении задачи или изменении ее сроков, все связанные с ней задачи тоже автоматически переместятся.
Признаться, мы даже не задумывались о том, что кому-то может понадобиться скачать диаграмму Ганта в Excel. Как это часто бывает, наши пользователи помогли нам посмотреть на эту ситуацию другими глазами.
Итак, зачем нужен Гант в Excel, если есть ПланФикс?
Как построить диаграмму Ганта в Excel, используя данные из ПланФикса?
А вот вам простая инструкция из двух шагов. Выглядит она слегка объемно, но только потому, что я постарался по максимуму снабдить ее картинками.
Шаг первый: делаем простой отчет для экспорта данных из ПланФикса в Excel
Создаем новый отчет по задачам:
Добавляем в него столбцы, которые понадобятся для построения Ганта (по клику картинка откроется в полном размере):
Устанавливаем параметры отбора и сортировку по столбцу “Дата начала”:
Сохраняем и запускаем отчет. Получаем аккуратную табличку с результатами:
Экспортируем ее в Excel:
На этом первый шаг окончен — в Excel уже есть данные для построения Ганта, осталось его нарисовать.
Шаг второй: строим диаграмму Ганта в Excel
Для этого вам понадобится скачать шаблон диаграммы Ганта в Excel .
- открываем шаблон в Excel
- открываем файл с нашим экспортированным отчетом
- выделяем табличку из нашего файла, копируем ее и вставляем вместо таблички в шаблоне
- в итоге получаем ту же диаграмму Ганта, но уже в Excel:
Как видите, все вполне доступно. А если учесть, что отчет в ПланФиксе настраивается один раз, а в последующем запуск, экспорт и вставка результатов в шаблон Ганта занимает буквально одну минуту — то вообще красота получается.
Дополнительная информация
Шаблон диаграммы Ганта в Excel мы сделали на основании этого видеоролика:
В нем есть дополнительная информация по настройке осей диаграммы, поэтому если вам понадобится изменить масштаб диаграммы или другие параметры — посмотрите его, там все достаточно просто и доступно.
Вот и все. Если появятся вопросы — задавайте в комментариях или любым удобным способом.
We"re sorry, the browser you are using is limiting the functionality of this website. To get the best experience, we recommend that you switch to an up-to-date fully supported web browser. If you feel that you have received this message in error, please contact us .
Как легко и просто создать диаграмму Ганта в Excel
Excel изначально создавался как инструмент для экономических подсчетов и анализа данных. Но 60% всех электронных таблиц, используемых сегодня, вообще не содержат формул. Сейчас таблицы Excel всё больше используются для управления и ведения проектов.
Вы конечно можете использовать Excel для управления различными списками и координации основных рабочих задач, но создание диаграммы Ганта в Excel с нуля может обернуться затратным по времени и энергии занятием. Если вы не хотите провести несколько часов, вручную подгоняя Excel под ваши профессиональные требования и цели презентации, проще всего для создания диаграммы Ганта воспользоваться шаблоном Excel.
Шаблон будет особенно полезен пользователям с небольшим опытом создания временных шкал для проектов. Всё, что нужно, это заполнить таблицу данными о вашем проекте и проектными датами, а временная шкала Excel автоматически отобразит все изменения.
В Excel разработано большое количество шаблонов временной шкалы. Как же узнать, какой из них самый простой в использовании? Мы просмотрели все доступные шаблоны и нашли самый лучший шаблон диаграммы Ганта в Excel .
Эта статья пошагово расскажет вам, как создать шаблон диаграммы Ганта в Excel , используя ваши собственные проектные данные. Вы также сможете узнать, как можно создать шаблон диаграммы Ганта в Smartsheet , сделав весь процесс более простым и наполнив его дополнительные функциями для управления проектами.
Smartsheet
Как пользоваться шаблоном диаграммы Ганта для Excel 2007, 2010 и 2013
Использовать шаблон временной шкалы очень просто. Вам всего лишь нужно внести ваши собственные проектные данные в таблицу, после чего эти данные будут автоматически отображены в диаграмме Ганта.
Давайте посмотрим , каким образом происходит заполнение шаблона в Excel вашими собственными проектными данными .
1. Создайте список задач в шаблоне диаграммы Ганта в Excel
Список ваших задач - основа диаграммы Ганта. Разбейте ваш проект на небольшие части или фазы (это будут ваши проектные задачи), а затем расставьте эти задачи в зависимости от приоритета и порядка выполнения.
- Загрузите и откройте ваш шаблон диаграммы Ганта в Excel 2007, 2010 или 2013.
- Добавьте список задач в таблицу, в столбец «Название задачи».
- Если вам нужно удалить строку, щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке в строке, которую вы хотите удалить. Выберите опцию «Удалить», а затем выберите «Удалить всю строку».
2. Добавьте дату начала и срок выполнения к временной шкале вашего проекта
Теперь вам необходимо указать даты начала и окончания для каждой добавленной вами задачи.
В нашем примере мы укажем численные значения для месяцев и дней (16 января будет записываться как 1/16). Если вы хотите изменить формат даты, щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, содержащей дату, и выберите «Формат ячеек». В левой части появившегося меню выберите опцию «Дата». Теперь вы можете выбрать необходимый тип даты.
- В столбце «Дата начала» укажите дату начала задачи (месяц и день).
- В столбце «Срок выполнения» укажите дату окончания задачи (месяц и день).
- Укажите даты начала и окончания для всех других задач.
Примечание. Если вы добавляете в таблицу ваши собственные даты, на диаграмме Ганта появляется пустое пространство, отображающее даты, предшествующие тем, что были указаны в таблице. Мы расскажем о том, как это исправить, в пункте 5 раздела «Настройте ваш шаблон диаграммы Ганта в Excel ».
3. Рассчитайте длительность для каждой задачи
При помощи формулы Excel автоматически рассчитает длительность ваших задач на основании указанных вами дат начала и сроков выполнения.
Настройте ваш шаблон диаграммы Ганта в Excel
Теперь у вас есть диаграмма Ганта, отображающая указанные вами данные. Далее мы расскажем про некоторые настраиваемые параметры, при помощи которых вы сможете сделать вашу временную шкалу готовой к презентации.
1. Добавьте название для вашей диаграммы Ганта
Дайте название вашей временной шкале проекта.
- Щёлкните по текущему названию шаблона диаграммы Ганта в Excel. Вокруг текста появится рамка.
- Щёлкните ещё раз внутри рамки. Появится курсор.
- Удалите текущее название, выделив текст и нажав клавишу «Delete» на клавиатуре.
- Введите новое название диаграммы Ганта.
2. Измените шрифт и цвет названия
- Щёлкните по названию. Вокруг текста появится рамка.
- Появится всплывающее окно, при помощи которого вы сможете изменить шрифт, его размер, стиль и цвет.
Щёлкните правой кнопкой мыши и выберите опцию «Шрифт».
3. Измените цвета полос задач в вашей диаграмме Ганта
Добавление цвета в вашу диаграмму Ганта позволит вам визуально организовать ваши задачи. Например, если у вас есть несколько маркетинговых задач, выделите их одним цветом.
- Щёлкните дважды по полосе задачи, цвет которой вы хотите поменять. Убедитесь, что выбрана только одна полоса, а не несколько полос вместе.
- Щёлкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Формат ряда данных».
- Слева появится всплывающее окно. Выберите опцию «Заливка».
- В выпадающем меню выберите цвет полоски и по желанию измените прозрачность.
- Повторите эти шаги для других задач.
4. Измените ширину полос задач
Ширина полос задач зависит от ваших предпочтений и запланированного вида вашей диаграммы Ганта. Увеличение ширины полос задач также поможет убрать ненужное пустое пространство на вашей временной шкале.
- Щёлкните по первой полоске задачи и выберите пункт «Формат ряда данных».
- Слева появится всплывающее окно. Выберите «Параметры ряда».
- Измените величину процентов в поле «Боковой зазор».
Чем меньше эта величина, тем шире будут полосы.
5. Настройте отображаемые даты
Если вы добавите в таблицу свои собственные даты, полоски автоматически отобразятся на диаграмме Ганта, но между ними будет присутствовать пустое расстояние. Например, в начале вашей диаграммы может быть очень много пустого пространства для дат, которые вы не указали в таблице. Вы можете убрать это пустое пространство, изменив расстояние между датами, отображаемыми в верхней части вашей диаграммы.
- Щёлкните по дате в верхней части вашей диаграммы Ганта. Вокруг всех дат появится рамка.
- Щёлкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат оси».
- Слева появится всплывающее окно. Выберите меню «Границы».
- Измените число в поле «Минимум». Мы рекомендуем изменять это число постепенно, чтобы видеть, как меняется расстояние между полосами, и максимально приблизить внешний вид диаграммы к желаемому.
Создайте диаграмму Ганта за минуты при помощи шаблона диаграммы Ганта Smartsheet
При помощи предварительно отформатированного шаблона диаграммы Ганта Smartsheet очень легко визуализировать свою работу . Длительность автоматически рассчитывается для вас, а интерактивный шаблон позволяет вам менять местоположение полос задач в режиме «перетащить и бросить» и таким образом изменять даты, автоматически обновляя данные и в самой таблице.
Давайте посмотрим, каким образом работает шаблон диаграммы Ганта Smartsheet :
1. Выберите шаблон диаграммы Ганта
- Перейдите на страницу сайт и войдите в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной версией).
- На странице «Домашняя» щёлкните «Создать», а затем выберите «Просмотр шаблонов».
- Напишите «Диаграмма Ганта» в поле «Поиск шаблонов» и щёлкните по иконке в виде увеличительного стекла.
- Отобразятся несколько результатов, но для целей нашего примера мы воспользуемся шаблоном «Простой проект с диаграммой Ганта». Нажмите синюю кнопку «Использовать шаблон», расположенную в верхнем правом углу.
- Укажите имя вашей таблицы, определите, куда её сохранить, и нажмите кнопку «ОК».
2. Введите данные для каждой задачи
Появится готовый шаблон, с предварительно отформатированными разделами, подзадачами и под-подзадачами. Шаблон будет содержать примерный контент для заполнения.
Чтобы удалить подсвеченное жёлтым поле в верхней части таблицы, выберите опцию «Удалить строку».
- Добавьте все ваши задачи в столбец «Название задачи».
- Воспользуйтесь ячейками «Раздел 1», «Раздел 2» и «Раздел 3», чтобы установить иерархию задач (чтобы получить дополнительную информацию о иерархиях, ).
- Если вам необходимо удалить строку, нажмите правой кнопкой мыши по ячейке в строке, которую вы хотите удалить, и выберите пункт меню «Удалить строку».
- В левой стороне каждой строки вы можете приложить файлы непосредственно к задаче или начать обсуждение для какой-то конкретной задачи, добавляя таким образом больше контекста к вашему проекту.
3. Добавьте даты начала и срок окончания
Добавьте дату начала и срок окончания для каждой задачи. Если вы щёлкните и перетащите любой конец зелёной полосы задачи в правой части таблицы, Smartsheet автоматически изменит соответствующие даты в таблице задач.
- Выберите ячейку в столбце «Дата начала» или «Срок окончания».
- Нажмите на иконку календаря и выберите дату.
Вы также можете ввести даты в ячейки вручную.
4. Добавьте % выполнения и данные об исполнителях
Столбцы «% выполнения» и «Исполнители» добавят больше контекста в ваш проект. В представлении Ганта в правой части экрана процент выполненной работы для каждой задачи отображается в виде тонких серых полос внутри полосы задач.
Чтобы столбец «Исполнитель» позволяет вам назначать выполнение задач определенным членам команды и визуально представлять кто чем занимается.
- В столбце «% выполнения» укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, после чего Smartsheet автоматически добавит знак процента.
- В столбце «Исполнители» выберите имя в выпадающем меню или введите новое имя вручную.
Настройте ваш шаблон диаграммы Ганта Smartsheet
Диаграммы Ганта Smartsheet очень легко создавать. Кроме того, они хорошо выглядят. Всего несколько кликов – и вы настроите внешний вид временной шкалы вашего проекта.
Измените цвет полос задач
- Правой кнопкой мыши нажмите на полосу задачи и выберите опцию «Параметры цвета».
- Появится цветовая палитра, с помощью которой можно поменять цвет полосы.
- Если вы хотите применить один и тот же цвет к нескольким полосам задач, нажмите на эти полосы, удерживая клавишу «Shift». Smartsheet выполнит выделение полос. Затем отпустите клавишу «Shift», щёлкните правой кнопкой мыши по одной из выбранных полос и выберите «Параметры цвета».
Как импортировать файл Excel в Smartsheet
Smartsheet поддерживает файлы Excel, так что если у вас уже есть какие-либо проектные данные, хранящиеся в Excel, вы легко и просто можете импортировать их напрямую в Smartsheet.
- Щёлкните по вкладке «Домашняя», а затем нажмите серую кнопку «Импорт». Выберите опцию «Импорт файла Excel».
- Щёлкните «Выбрать», выберите файл, который вы хотите импортировать, и нажмите «Открыть».
- Нажмите «Продолжить», после чего появится окно «Параметры импорта.
- Выберите строку, которая содержит названия ваших столбцов (скорее всего, это первая строка) и нажмите кнопку «Импорт».
5. Импортированный файл появится в Smartsheet в виде новой таблицы. Щёлкните по названию таблицы, чтобы открыть её.
Превратите импортированные данные из Excel в диаграмму Ганта
- Откройте импортированный из Excel файл.
- Слева на панели управления нажмите на кнопку «Представление Ганта».
- В правой части экрана автоматически появится диаграмма Ганта , содержащая данные из основной таблицы слева .
Smartsheet
Как выбрать лучший шаблон диаграммы Ганта
Выбирая шаблон диаграммы Ганта из множества существующих, убедитесь, что этот шаблон станет для вас действительно полноценным инструментом (в частности, это будет предварительно отформатированный шаблон с функцией автозаполнения). В конце концов, шаблон должен упрощать жизнь, а не усложнять её.
Узнайте сами, насколько простым может быть шаблон диаграммы Ганта. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Smartsheet .
Диаграмма Ганта была разработана американским инженером и консультантом Генри Гантом в 1910 году. Диаграмма используется для построения графика выполнения проектов или задач, распределенного по времени. Она выглядит как каскад горизонтальных гистограмм. Ниже, пример одной из таких диаграмм:
Как создать диаграмму Ганта в Excel
Чтобы сделать диаграмму, проделайте следующие шаги:
- Для диаграммы потребуются данные:
- Название активности;
- Время начала активности;
- Количество дней продолжительности активности.
- Перейдите во вкладку “Вставка” => раздел “Диаграммы” => “Гистограммы” => “Линейчатая с накоплением”;
- Перейдите во вкладку “Конструктор” => в раздел “Данные” => кликните по пункту “Выбрать данные”:
- В диалоговом окне, в разделе “Элементы легенды (ряды)” нажмите кнопку “Добавить”. В настройках поля данных введите следующую информацию:
- “Имя ряда”: Начало;
- “Значения”: укажите диапазон данных с датами начала активностей;
- Кликните еще раз кнопку “Добавить” в разделе “Элементы легенды (ряды)” и в новом диалоговом окне введите следующую информацию:
- “Имя ряда”: Количество дней
- “Значения”: укажите диапазон данных с продолжительностью дней активностей;
- В диалоговом окне “Выбор источника данных”, в правой его части “Подписи горизонтальной оси (категории)” нажмите кнопку “Изменить”:
- В появившемся окне “Подписи оси” выделите диапазон данных, включающий названия активностей:
- Получившаяся диаграмма будет выглядеть примерно так, как указано на скриншоте ниже:
- Для того чтобы отредактировать порядок активностей => нажмите правой клавишей мыши на значениях вертикальной оси (названия активностей), и в выпадающем меню выберите пункт “Формат оси”. В диалоговом окне, в разделе “Положение оси” поставьте галочку в пункте “Обратный порядок категорий”:
Microsoft Office является лучшим инструментом для работы с офисными документами. В данном пакете присутствует приложение, позволяющее работать с формулами и графиками – Microsoft Excel. С помощью средств работы с таблицами возможно представить различные данные не только в числовых значениях, но и графически. В этом материале будет подробно разобрано, как построить диаграмму Ганта в Excel.
Немного о диаграмме Ганта
Вид диаграммы Gantt Diagram назван в честь американского инженера и эксперта в области менеджмента Генри Ганта. Подобный вид графика появился в начале прошлого века в 1910 году. Она представляет собой горизонтальные линии, которые демонстрирует проект, разобранный на составляющие, например, дата начала и окончания отпуска. При этом она помогает произвести контроль за поставленными задачами точно по времени, отведенному на их выполнение.
Как построить диаграмму Ганта в Excel
Далее будет дана подробная пошаговая инструкция по построению графика Ганта. Необходимо отметить, что Microsoft Office не предусматривает каких-либо шаблонов для создания диаграммы. Но при этом ее можно построить самостоятельно, используя функционал офисного редактора и некоторых инструментов форматирования.
В нашем случае будет использоваться Microsoft Office Excel 2013, разберем процесс на пошаговом примере.
Создаем таблицу
Для начала необходим создать новый проект , где требуется ввести параметры новой таблицы. В каждой отдельной строке необходимо построить четко структурированный рабочий план, при этом указав начальную и конечную дату проекта, а также его длительность.
Таким образом потребуется указать следующие пункты:
- Task (задача);
- Start Date (начальная дата);
- End Date (дата окончания);
- Duration (продолжительность).
Чтобы создать таблицу необходимо:
- открыть пустой лист Microsoft Excel;
- далее перейти в «Файл» и «Создать»;
- открыть шаблон «Пустая книга»;
В нашем случае будет использоваться график разработки программного обеспечения. Для этого будет указана следующая информация «Задача», «Start Date» (начало), «End Date» (окончание) и «Duration» (продолжительность).
В пустых колонках начинаем прописывать заголовки : Task (задача), Start Date (дата начала), End Date (дата окончания) и Duration (продолжительность).
После того, как нужная информация была занесена в таблицу, можно приступить к следующему шагу, созданию линейчатой гистограммы.
Преобразование в Гистограмму
После того, как таблица была создана, требуется выполнить преобразование в линейчатую гистограмму :
Добавляем дату начала
Добавить начальные параметры можно так:
- правой кнопки мыши кликаем по пустому месту графика, ищем пункт «Выбрать данные »;
- после этого появится новое окно «Выбор источника данных»;
- в блоке «Элементы легенды » кликаем «Добавить»;
- в строке «Имя ряда» вводим «Дата начала»;
- кликаем по иконке «Значение »;
- далее выделяем нужный столбец;
- раскрываем диалоговое окно и кликаем «Ок ».
Добавляем длительность
Описание задач
После того, как была добавлена информация о продолжительности, требуется указать список задач:
В заключении этого шага необходимо удалить легенду
, нажимаем «ПКМ» по пустому месту и выбираем «Удалить». Основные моменты построения графика закончены.
Дополнительное форматирование
Для того, чтобы выполнить преобразование, потребуется применить форматирование. Задача заключается в том, чтобы удалить синие участки линий и оставить оранжевые. Оранжевые линии являются задачами в рамках созданного проекта.
Процесс форматирования выглядит следующим образом:
После этого диаграмма Ганта приобретет правильное расположение элементов, и линия оси переместиться в верхнюю часть.
Гистограмма является динамической и в нее можно вносить коррективы, которые будут отражаться на линиях графика.
Что можно посоветовать:
Если выбранный стиль полностью устраивает, его можно сохранить в качестве шаблона
для будущих проектов: «Файл», «Сохранить как», в списке выбирать «Шаблон Excel».
Предлагаем ознакомиться с видео по созданию графика Ганта:
Где еще можно построить диаграмму Ганта
Используем PowerPoint
Инструмент для создания презентаций от Microsoft позволяет не только вставить готовые фото диаграммы, но и создать ее самим. Процесс этот достаточно простой и не потребует от пользователя каких-либо умений работать с таблицами. Пример будет составлен в Microsoft PowerPoint 2013.
Разберем процедуру создания:
Второй способ подразумевает импорт из Excel в PowerPoint:
LibreOffice Calc
Программа, которая предназначена для работы с таблицами и графиками. LibreOffice Calc имеет достаточный функционал для построения динамических диаграмм.
Процесс создание выглядит следующим образом:
Microsoft Project
Программа была создана для управления различными проектами. В Microsoft Project встроены инструменты, позволяющие работать с таблицами, презентациями, графиками и т.д.
Важно знать, что шаблон встроен в данное ПО, поэтому каких-либо сложностей у пользователей возникнуть не должно.
Процесс построения:
OnlyOffice
Функциональное программное обеспечение для управления проектами. OnlyOffice не только позволяет работать с документацией, таблицами и презентациями, но и с электронной почтой. Процесс автоматизированный , пользователю требуется лишь внести необходимую информацию и диаграмма будет создана с учетом правильного расположения элементов.
Процесс выглядит так:
Где найти шаблоны
Excel 2013
Шаблон появился в Microsoft Office 2013 под названием «Планировщик». Цель его создания заключается в контроле за выполнение поставленных задач в отведенный промежуток времени.
Он способен вести мониторинг
по следующим параметрам: «Фактическое начало», «Плановое начало», «Фактическая длительность», «Плановая длительность» и «Процент завершения».
Найти шаблон можно следующим образом: открываем «Файл», «Создать» и отыскиваем в списке «Планировщик проекта». Если он отсутствует, скачиваем его на официальном сайте разработчика.
Где скачать шаблоны
Шаблон №1
Шаблон представлен командой сайта Vertex42. Он имеет поддержку большинства офисных программ, таких как: Excel 2003, 2007, 2010 и 2013, OpenOffice Calc и Google Doc. Пользователю достаточно ввести данные проекта и динамический график будет автоматически создан.
Шаблон №2
Бесплатный шаблон для редакторов Microsoft Excel. С его помощью возможно не только быстро построить соответствующий график, но и выбирать режим просмотра в зависимости от периода выполнения поставленных задач.
Шаблон №3
Редактируемый шаблон для Excel. Он разрабатывался для осуществления контроля над выполнением задач в разных сферах деятельности. При этом необходимо отметить, что он уже настроен и для пользователя это станет плюсом, так как требуется ввести только числовую и текстовую информацию.
Процесс использования:
- в первую очередь требуется переименовать задачи . Щелкаем курсором по нужной строчке и вписываем значения;
- далее задаем параметры начала и окончания выполнения задач. Значения длительности рассчитываются автоматически.
Остальные настройки, как изменение цвета, формы линий, границ, ячеек задаются стандартно, с помощью функционала MS Excel.
Диаграмма Ганта онлайн
Построить диаграмму можно не только посредством специализированного программного обеспечения, но и онлайн сервисов. Далее будут подробно рассмотрены ресурсы, где пользователи смогут в пару кликов создать нужный график.
Smartsheet
Условно-бесплатный сервис для создания графиков и диаграмм. С помощью Smartsheet пользователи могут создать нужную гистограмму за несколько минут.
Процесс выгладит следующим образом:
GanttPRO
Редактор является условно-бесплатным и представляет собой рабочую среду для создания и управления различными проектами. В GanttPRO пользователю доступна возможность многозадачности – создание нескольких проектов и осуществления контроля за их выполнением.
После того, как пользователь пройдет регистрацию на ресурсе, ему будет предложено пройти анкетирование, где требуется указать данные компании для выбора оптимального шаблона. Шаблон можно просто отредактировать или с нуля создать собственный.
Comindware
Условно-бесплатная программа, предназначенная для управления бизнес проектами. С помощью Comindware доступна возможность создания различных диаграмм, которые будут отражать выполнение поставленных задач и процент их готовности. Для доступа к бесплатному пробному периоду
понадобится разрешение менеджера. Для пользователей данного ПО разработана корпоративная социальная сеть. Стоит заметить, что программа поддерживает возможность импорта из Excel и MS Project.
Google Таблицы
Google Таблицы – бесплатный инструмент для работы с таблицами и графиками. Но в данном офисном пакете присутствуют некоторые ограничения.
Построение выглядит следующим образом:
- вносим необходимые данные в таблицу. В первых трех столбах размещаем «Задача», «Начало» и «Окончание»;
- пропускаем один столбец и в верхней части размещаем даты проекта справа от таблицы;
- после выделяем строчку между таблицей и размещенными сверху датами, кликаем ПКМ и открываем «Условное форматирование »;
- переходим к пункту «Форматирование ячеек » и в списке выбираем «Ваша формула»;
- далее вводим параметры начала и окончания проекта.
